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公司:上海慧安代理记账有限公司

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发现记账错误时如何处理

2012-01-26 13:50
发现记账错误时如何处理?

    填制会计凭证或登记账簿发生的差错,一经查找出就应立即更正。由于差错性质不同,发现的时间有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。现将通常更正错误的几种主要方法介绍如下:

    (1)划线更正法。

    在填制凭证、登记账簿过程中,如发现文字或数字记错时,可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线,然后在划线上方填写正确的记录。在划线时,如果是文字错误,可只划销错误部分;如果是数字上错误,应将全部数字划销,不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后,经办人应在划线的一端盖章,以示负责。

    (2)红字更正法。

    在记账以后,如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时,可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法,即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证,据以用红字登记入账,冲销原有的错误记录;同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证,注明“订正×年×月×号凭证”,据以登记入账,这样就把原来的差错更出现金支票支付。记账时本应贷记“银行存款”科目,而却误记“现金”科目,并已登记入账。其更正方法如下:

    ①用红字金额填制一张与原错误分录相同的记账凭证,分录如下:

    借:其他应收款――李四 4500
    贷:现金 4500
    ②用蓝字填制一张正确记账凭证,其分录如下:

    借:其他应收款――李四 4500
    贷:银行存款 4500
    有时,根据记账凭证分别记入有关科目并无错误,但所填的金额大于应填的金额时,也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证,据以登记入账,以冲销多记部分,并在账簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。

    例如,采用商业汇票结算方式,收到购货方开出并承兑的商业汇票20000元,作为销售实现。在填制记账凭证时,将金额20000元误记200000元,多记了180000元,并已入账。其误记会计分录为:

    借:应收票据 200000
    贷:商品销售收入 200000

    为了更正有关账户多记的180000元,就应用红字金额填制一张记账凭证。其分录如下:

    借:应收票据 180000
    贷:商品销售收入 180000

    根据此记账凭证登记入账后,使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。

    (3)补充登记法。

    在记账以后,发现记账凭证填写的金额小于实际金额时,可采用补充登记法进行更正。更正时,可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账,并在摘要栏注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”。

    例:通过开户银行收到某购货单位偿还的前欠货款5400元,在填制记账凭证时,将金额误记为4500元,少记了900元,并已登记入账。更正时,应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证,并登记入账。其补充更正分录是:

    借:银行存款 900
    贷:应收账款 900

    根据此记账凭证登记入账后,使“银行存款”和“应收账款”两科目的原来错误都得到了更正。

    红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账错误而产生的记账差错。如果记账凭证无错,只是登记入账时发生误记,这种非因记账凭证误记的差错,无论何时发现(在实际工作中,由于定期核对账目,不可能经过很长时间才被发现)都不能用这两种方法更正,而应用划线法进行更正。因为记账必须以凭证为根据,一张记账凭证不仅是登记明细账的根据,也是汇总登记总账的根据。在同一记账根据的基础上,不一定两种账同时都记错,假如总账未记错,只是某一明细科目记错了数字,如果为订正这一明细科目差错,而采用了红字更正法或补充登记法,势必影响总账发生变动,即将原来的正确数订正为错误数。所以,非因记账凭证误记的差错只能用划线更正法进行更正。

    以上只是对当年内发现填写记账凭证或登记账簿错误而采用的方法,如果发现以前年度记账凭证中有错误(指科目和金额)并导致账簿登记错误的,有一张管理费用支出凭证的金额本应是4500元,记账时误记5400元,则导致利润减少900元。此时应作更正分录是:

    借:现金(或其他科目)
    贷:以前年度利润调整